Как правило, шкафы для бухгалтерии размещают в специально отведенных помещениях или целых зданиях. Такие помещения предусмотрены при строительстве здания. Если же такого специального помещения нет, то его следует предусмотреть в административном здании компании.

После этого проводится экспертиза, по решению которой бухгалтерские шкафы устанавливаются согласно оценке состояния помещения: наличия вентиляционных и отопительных систем, технической укрепленности и прочности конструкции, огнестойкости и долговечности. В проведении экспертизы участвуют представители санитарных, пожарных, эксплуатационных, охранных, бухгалтерских и некоторых других служб. Результаты экспертизы фиксируются в специальном акте.

Запрещено выделять под бухгалтерию помещения, которые не подходят по санитарно-гигиеническим условиям, например неотапливаемые, сырые. Также не следует использовать здания, в которых некоторые помещения могут быть заняты пищевыми складами, службами, которые хранят пожароопасные и агрессивные вещества или используют химические или же опасные технологии.

Основные помещения бухгалтерии – это рабочие комнаты сотрудников бухгалтерии; помещения, в которых используется документация (участок выдачи, читальный зал и т.д); комнаты для приема и акклиматизации документов; специальные хранилища, где размещается документация. При этом допустима возможность использовать одно и тоже помещение для различных целей, при условии что оно будет разделено с помощью перегородок на вспомогательные и основные участки.

В некоторых организациях шкафы, которые предназначены для хранения архивной документации, обязательно должны размещаться в отдельных помещениях. Такие хранилища защищены от пожаров  и затоплений. Одно из главных условий – это наличие запасного выхода. Через помещение не должны проходить водонесущие или газовые трубопроводы. Если в выделяемом  помещении нет окон, то в таком случае должна быть предусмотрена искусственная или естественная вентиляции для обеспечения обмена воздуха два-три раза в час. Следует спрятать всю электропроводку в помещении, шнуры переносной электроаппаратуры должны быть изолированы, а розетки – герметичными. На каждом этаже рубильники следует расположить за пределами хранилища. 

Для отделки помещений бухгалтерии, наиболее часто используют неагрессивные материалы. В системах пожаротушения применяются нейтральные вещества, которые не несут в себе угрозы для документов.

В комнатах, где располагаются бухгалтерские шкафы, обязательно должны быть соблюдены санитарно-гигиенические нормы. Желательно исключить возможность появления пыли, плесени, грызунов и других вредных насекомых. Воздух должен свободно циркулировать в помещении, исключая появление непроветриваемых зон, небезопасных в отношении санитарно-биологических норм.

Не следует ходить в грязной или мокрой обуви и в верхней одежде в таких помещениях.  Также нельзя курить и использовать различные пищевые продукты.

Охрана помещения, используемого бухгалтерией, обеспечивается множеством факторов. Наиболее значимые из них – расположение помещения в самом здании, специальные средства защиты, система сигнализации и охраны, применение пропускного режима и опечатывание помещения, в котором размещаются бухгалтерские шкафы. Наружные двери помещения оборудуются прочными запорами и имеют облицовку из металла. В свою очередь, на окна устанавливаются металлические решетки, открывающиеся наружу.

Необходимо помнить о том, что в рабочее время помещения, где расположены бухгалтерские шкафы, должны быть закрыты на ключ. Только у заведующего и его сотрудников есть право доступа. Остальные лица допускаются лишь в сопровождении сотрудников хранилища.

Документацию из шкафов выносят в строго установленном порядке и только по пропускам. Подобный режим охраны должен соблюдаться и в комнатах, где временно хранятся материальные ценности и документация бухгалтерии (различные лаборатории, выставочные и читальные залы).

к списку статей